在会计业务中存在一类凭证（多为转账类），它们每月重复地有规律出现。例如：每月提取折旧费、按月上交税金、按月发放工资、月底结转管理费到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源或计算方法也基本不变，因此我们可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先存入计算机，将其称为“自动转账分录”并用不同的“分录号”标记命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”并根据预先定义的金额的来源或计算方法自动填制相应的金额，产生凭证。这样，就不必每月重复输入此类凭证。这种预先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。预先定义的分录称为“自动转账分录”，简称“自动分录”。